1、分析對象。備忘錄寫給哪部分群體（目標讀者）？他們有什麼樣的共同訴求，關心什麼事？要思考清楚你的備忘錄重要在哪裡。
2、標題段。標題段應寫明備忘錄寫給何人，由誰所寫，完整確切的寫作時間以及主題（即反映備忘錄所寫內容）。標題段示例致：目標讀者的姓名及工作頭銜來自：你的姓名及工作頭銜日期：備忘錄完成時的時間主題：(或回復：)備忘錄是關於什麼的(用不同的格式來突出)，務必使用目標讀者的正式姓名；不要使用昵稱。寫標題段時一定要註意各部分之間空兩行，並且對齊文本。
3、開頭段。從三個部分闡述確認備忘錄的目的：問題描述；特別要求；最後方案。梳理一下備忘錄的寫作原因，並清晰的展現給目標讀者。如果你無法描述出通過采取何種手段來解決這個問題（任務陳述），那麼請重新思考一下你是否足夠清楚目前的局勢。僅加入必要並且令人信服的內容，否則會降低文本的說服力。
4、總結段。該部分應提供前文所有重要建議的簡短陳述。這將有助於讀者快速理解備忘錄的關鍵點。還可以加入前文中研究問題所使用的鏈接或引用來源。
5、展開討論段。在這一段中，寫入支持你想法的所有細節以及有助於解決問題的建議。你還可以寫上將來可能出現的問題，然後就防止該問題出現而應該采取何種措施的討論過程。將最重要的信息放在討論段的前面。從人們最普遍的認識開始，再接著訴說特定的事實或支持該認識的論據。
6、結尾段。以友好的態度結束備忘錄並向讀者表明你希望他們采取何種措施。要思考下讀者通過什麼樣的方法才能從備忘錄所提供的信息中獲益，以及如何將這種情況轉化為優勢。一定要思考清楚讀者怎樣從被建議的行動中獲益，以及你怎樣將這種行動盡可能的簡化。你可能會說，“我會很高興我們以後可以再討論這些建議，並且尊重你做的任何決定。”
7、結尾的時候號召采取行動。如果你希望讀者在將來的某個時間做什麼事，寫下來。檢查有沒有拼寫、語法和內容錯誤。要特別註意姓名、日期或數字，並確定表達習慣和你所使用的語言相一致。
8、人性化。使用像“我”，“你”和“我們”這樣的表述。並用主動的口吻來鼓勵讀者采取行動。記錄下會話。按你說話的方式記錄下來，不要害怕使用縮略詞。不要表現出炫耀的感覺。避免學術用詞和技術術語。
9、避免使用“讓人透不過氣”的表述：語言盡可能的平實、簡潔。例如：不要說，“我們公司激勵機制的持續依賴於公司員工對公司目標的完成程度。”而是說：“如果你想繼續得到獎勵，就要完成公司的任務。”
