1、預熱。現在的辦公設備一般都有睡眠功能，所以在你復印前，一般應該讓設備有個預熱過程，按設備上的任意鍵都能將設備喚醒。如果沒有睡眠，而是關機，應該打開開關瞭，讓開機有個過程。如果是專業復印機，一般都有“預熱”鍵：
2、檢查原稿。需要復印的材料最選擇對比度較高的。同時最需要註意的，是材料上不要有書釘、大頭針等硬物。
3、整理材料。大致檢查下材料的尺寸、質地、顏色、字跡色調、裝訂方式、張數以及有無圖片等需要改變曝光量的原稿。瞭解這些後再將材料擺平。
4、檢查機器狀態。機器預熱或開機需要一定時間，尤其是專業復印機或彩色一體機如HP2840。一般聽聲音即可知道機器是否預熱或開機完畢，操作面板上的各項狀態顯示燈也會恢復正常。
5、放置原稿。一般平板玻璃上都有指示標識或刻度板指示，參考這些指示將稿件倒序放好，如從倒數第n張往第n-1張、往第一張這相的倒序復印，這樣復印出來的復印品順序就是正確的，否則復印完後還需手動翻頁顛倒一遍。
6、設定復印份數。按下數字鍵或方向鍵設定復印份數。若設定有誤可按“C”鍵或一個叉的鍵，可取消設置並重新設定。
7、縮放復印大小。如果需要放大或縮小，可通過縮放按鈕來調整。
8、檢查是否缺復印紙。根據材料的大小檢查相應紙盒是否有紙，否則缺紙不能繼續復印。
9、設置復印色彩。一般復印機可選擇復印機“黑白”或“彩色”。
10、調節復印濃度。一般無需調整濃度。原稿紙張顏色較深的如報紙，應將復印濃度調淺些，字跡淺條細、不十分清晰的則應將濃度調深些，而復印圖片時一般應將濃度調談。
11、開始復印。最後按一下復印鍵（有的顯示集成為“掃描”鍵）即可。
